Cum iau notițe? Overview sistem

Unul principiile mele de consum în relația cu informația digitală spune așa:

“Informația este precum mâncarea. Am nevoie de informație ca să învăț lucruri noi, să evoluez, să mă adaptez. În același timp, nu toate sursele de informație sunt egale, deoarece diferă calitatea lor. Ce valoare nutrițională au lucrurile pe care le consum? Din ce surse provin? Mă hrănesc cu adevărat, îmi dau energie, mă ajută pe termen lung? Sau oare consum echivalentul a junk food, adică doar informații hiper-procesate, cele mai noi și strălucitoare, menite să creeze dependență și să mă lase mai înfometată decât eram înainte, fiindcă sunt calorii goale?”

Să presupunem că 80% din consumul nostru informațional este echilibrat, consumat din surse variate, ne ajută, are valoare și nu este echivalentul nutrițional al fast-food.

Cum facem astfel încât să captăm informațiile importante, care ne vor ajuta pe viitor, să le organizăm într-un sistem care să ne permită să le găsim ușor atunci când avem nevoie? Să nu stăm să căutăm ulterior acul în carul cu fân fix atunci când e mai mare nevoia, fiindcă informația consumată de noi era împrăștiată în zeci de formate sau platforme?

Una din regulile din Getting Things Done, cartea lui David Allen, zice să ne scoatem informația din cap, indiferent de cât este de banală. El se referea în special la taskuri, în contextul unui sistem de productivitate, dar se aplică și la informație. Mai ales în ziua de azi, când suntem bombardați cu atât de mult conținut din toate părțile. Avem nevoie de un sistem pentru captat și organizat ușor informația. Dacă nu facem asta, ne punem singuri bețe-n roate.

“I must create a system or be enslaved by another mans; I will not reason and compare: my business is to create.” – William Blake.

Eu mă număr printre cei care iau notițe non-stop, notez orice, indiferent de cât poate părea de mic sau de banal. Am mai povestit despre cum umblu mereu cu un carnețel mic după mine – acasă am cutii cu zeci de astfel de carnețele umplute până la refuz, plus tot felul de agende și foi. Și am la fel de multe notițe luate în format digital.

Este un obicei ce-mi oferă încredere și liniște. Nu revin mereu peste tot ce am notat, dar astfel mă asigur că ce am notat există într-un loc și nu se pierde. Sunt conștientă că nu sunt agendă sau librărie, ca să țin totul simultan la mine în cap. Creierul este pentru a face conexiuni noi, vreau să-l eliberez ca să poată veni cu alte perspective, nu să consume energie încercând să păstreze totul în memorie (este ca și cum aș avea prea multe taburi deschise în paralel în browser). “Your head’s for having ideas, not for holding them.” – tot David Allen.

Notițele sunt precum niște piese de lego pe care pe urmă le asamblez așa cum vreau eu. Tot ce produc conține informații luate din sute de surse, colecționate în mulți ani, pe care le-am conectat și acum le “reciclez” sub mai multe forme – articole, prezentări, workshopuri etc. Sunt moduri prin care pot pune la dospit idei pe perioade mai lungi de timp și pe urmă să-mi servească drept fundație. Pot să le conectez și să le dau alte interpretări față de cele în contextul în care le-am consumat.

Sunt muniție pentru proiectele la care lucrez, precum spunea Sebastian Junger: “Writer’s block just means you don’t have enough ammo.”. Este mai ușor să caut întâi prin ce am citit și salvat, ca și cum aș avea un Google personal. Dacă aș face de la zero toată munca, adică să încerc să trec de la 0 la 100% dintr-un foc, aș avea nevoie să depun un efort mult prea mare ca să găsesc informații din surse de încredere, să le citesc, să sumarizez și să conectez toate resursele descoperite.

Start with why

Există zero corelație între cât de multe lucruri știe (sau poate accesa) cineva și cât de fericit sau bogat e. Vorba lui Derek Sivers: Dacă informația ar fi suficientă, atunci am fi cu toții miliardari cu pătrățele la abdomen. Întrebarea mai importantă este ce facem cu ea.

Încerc să mă întreb constant: De ce consum o anumită informație? Citesc pentru a folosi la un proiect anume? Sau citesc pentru entertainment sau deconectare?

Degeaba încerc să îmbunătățesc un sistem de organizare / productivitate dacă nu am în gând și o listă de proiecte la care lucrez, ce vreau să obțin. Și vreau să menționez că nu e nimic în neregulă cu cititul pentru entertainment / escapism – este ceva natural și necesar, dar ne ajută să fim conștienți în momentul când o facem.

Mi-am pus tot felul de bariere ca să nu consum informație non-stop, să nu caut cele mai noi și strălucitoare info. De exemplu, în momentul când descopăr un articol sau un newsletter care pare interesant, îl salvez în Pocket (aplicația tip read-it-later pe care o folosesc) și îl consum eu ulterior, atunci când este convenabil pentru mine. Încerc să-mi comand cărți doar de două ori pe an, iar până atunci doar le salvez într-un wishlist. Am separat momentul când descopăr ceva de momentul când îl consum – și astfel am extins timpul dintre impuls și acțiune, sunt mai puțin reactivă, citesc mai cu intenție.

Dacă citesc cu un proiect în gând, atunci încerc să și iau notițe cu un proiect în gând. Este doar un pas intermediar, mai departe am nevoie să trec în calendar niște acțiuni legate de ele – dacă nu sunt în calendar, nu se întâmplă. Nu la toate, evident, am și multe lucruri pe care le salvez fără să am ceva anume planificat pentru ele. Dar în general încerc să salvez doar cele mai interesante lucruri, doar ce am decis că este valoros și vreau să devină parte din gândirea mea.

Ce notez mai exact?

Nu toate notițele au aceeași valoare, cea mai multă valoare vine din puține locuri / surse de conținut – este principiul Pareto în acțiune. Știi care sunt ale tale?

În cazul meu, cel mai des îmi notez:

• Idei, informații și citate din cărți (cele mai utile), newsletters sau podcasturi. Notez ce este util și mă poate ajuta la un proiect viitor. Orice mă inspiră, îmi stârnește anumite emoții, îmi dă motivație, speranță, perspective noi, orice nu este conform așteptărilor mele și mă surprinde.
• Notițe de la workshopuri, cursuri și conferințe la care particip.
• Liste și checklisturi. Liste cu proiectele active, ce taskuri am de făcut, idei de articole de scris, workshopuri de ținut, locuri unde vreau să merg, oameni cu care să mă văd, analize de făcut, liste de cumpărături, subiecte pentru disertație sau articole de citit, întrebări / probleme la care mă gândesc, planuri de promovare, curse de alergare la care vreau să particip etc.

Dar am notate / salvate și…

• Idei și gânduri din conversații cu alții: cu prieteni, meetinguri work-related, sesiuni 1-la-1 sau sesiuni cu psihoterapeuți și coaches cu care am lucrat din rolul de client.
• Recapitulări lunare, unde trec highlights – proiecte pe care am progresat, milestones, oameni cu care m-am văzut (dar și interacțiuni care nu mi-au făcut plăcere), statistici de genul număr de antrenamente sau sesiuni lucrate 1-la-1 etc.
• Mail-uri date clienților cu know-how pe diverse teme pe care lucrez – și pe care ulterior le trimit altor clienți care au nevoie.
• Template-uri de mesaje pentru spus nu.
• Un framework cu cele mai bune moduri în care pot fi contactată, pe care-l dau celor cu care lucrez.
• Copy-uri din pagini de prezentare de newsletters / landing pages care mi se par mișto.
• Variante de biografie – în funcție de context, dimensiune, limbă.
• Ce se poate pierde ușor – diverse acte, schița casei.
• Rețete de mâncare.
• Mail-uri mișto primite de la abonații la newsletter (din păcate, le salvez mai rar decât mi-aș dori, fiindcă tot uit – deși îmi prinde bine să le mai recitesc).

Ce NU salvez? Nu salvez PDF-uri, articole întregi, poze sau documente pe care lucrez în colaborare cu alții – acestea au alte locuri dedicate unde le țin.

Unde le salvez și cum le organizez?

Aplicația principală în care mi le țin este Evernote. Este veche, dar ușor de folosit și știu că mă pot baza pe ea. Am testat și altele, dar am revenit la Evernote, deja o folosesc de vreo 10 ani. Pentru mine este important să o pot accesa de oriunde (mobil, browser, desktop) și să pot căuta ușor în ea. Aplicația de desktop este cea pe care o folosesc cel mai des și este complet altă experiență (adică mai bună) față de web browser și mobil. Are extensie de browser care mă ajută să salvez ușor lucruri peste care dau, dar notițele vin din mai multe locuri – atât fizice (cărți, hârtii pe care am scris de mână), cât și digitale ((aplicațiile tip read-later, Kindle, pdf-uri, social media).

Încerc să salvez notițe cu gândul la Cristina din viitor – să fie ușor de găsit, de înțeles de ce am salvat și de unde e (+ link). Nu (mai) citesc și nici nu salvez lucruri “just in case”, nu vreau să fiu mai digital hoarder decât sunt deja.

“The more effort a technique requires, the more likely you’ll be to engage in self-defeating avoidance instead. If your system requires you to take detailed notes on everything you read… then you won’t. And if you’re anything like me, that doesn’t just mean you’ll pick up an important book but fail to take notes on it. It means you’ll avoid that important book altogether, in favour of something that matters to you less. It means listening to a podcast you don’t especially want to hear, because you’re too tired to take notes on the one you did want to hear, but now probably never will.” – Oliver Burkeman

Din acest motiv, încerc să-mi îngreunez procesul de luat notițe. Înainte citeam pe Kindle cărțile de how-to, ca să pot să dau export ușor la notițe (highlights), iar acum fac fix pe dos. Citesc pe Kindle doar ce este ficțiune sau biografii, iar în format fizic citesc cărțile de how-to, ca să-mi fie greu să iau notițe – astfel mă asigur că salvez doar cele mai importante lucruri. La fel și la podcasturi, le pun în scris pe măsură ce trec prin episoade, dar nu este ușor.

Ulterior le organizez după sistemul PARA, descoperit la Tiago Forte în 2019. Pe scurt, am 4 mari categorii în care-mi țin notițele:

1. Proiecte – lucrurile pe care lucrez în prezent, în număr de cel mult 10. Au nevoie de mai multe sesiuni de lucru ca să le termin, au un deadline (pe termen scurt-mediu, adică maxim un an) și un outcome (știu cum vreau să arate când sunt gata).

2. Arii – domeniile și rolurile mari între care îmi împart viața – lucruri pe care am nevoie să le întrețin la anumite standarde în timp, dar nu au un obiectiv final și nici nu folosesc chiar zilnic notițele din ele.
3. Resurse – sunt pur și simplu curiozități, subiecte de interes sau întrebări deschise, fără să am vreo obligație actuală să le aplic, nu știu la ce-mi vor folosi sau dacă le voi folosi vreodată, dar vreau să le am salvate.
4. Arhivă – este cu notițe din proiecte vechi și inactive, nu mai sunt relevante, dar le pot găsi oricând la o căutare.

Pe lângă astea, mai am un Inbox în care îmi salvez inițial notițele și de acolo le mut mai departe – fac curat cam o dată pe săptămână (simultan fac și în folderele de pe desktop, și în mail, și în Google Drive, ca să mă asigur că toate fișierele / documentele sunt la locul lor).

Pe scurt, organizez notițele în funcție de ce voi face cu ele, cât de mult voi acționa folosindu-le, nu de unde vin. Cu cât sunt șanse să le folosesc mai des, cu atât notițele stau mai sus în ierarhia asta – cele din Proiecte sunt cele mai acționabile, pe când pe cele din Arhivă le folosesc cel mai rar sau chiar deloc.

Împărțirea asta este flexibilă, fiindcă le mut și rearanjez constant între foldere și categorii, depinde de proiectul unde am mai multă nevoie de ele. Nu au un loc bătut în cuie, pot refolosi notițe de la un proiect la altul. Dar le aranjez (highlight, bold, italice, extind idei) doar în momentul când am nevoie de ele și le folosesc, până atunci le țin cât mai raw.

De exemplu, câteva notițe de aici (folosite la unul din proiectele principale din 2021) au ajuns să fie reciclate în proiectul cu workshopul pe care-l țin la conferința Mastering the Music Business:

Gânduri de final

Am testat mai multe sisteme în ultimii ani, cel actual nu este bătut în cuie. Nici nu reușesc să mă țin mereu de el. Precum cu mâncatul sănătos, important este că îmi iese în mare parte din timp.

M-am referit aici la notițele luate în format digital, însă folosesc în paralel și notițe luate pe hârtie – la mine au scopuri diferite.

Nu vreau să conving pe nimeni să dea copy-paste la fix aceleași obiceiuri. Fiecare are nevoie să experimenteze până găsește formatul potrivit pentru contextul și nevoile sale actuale. La unii asta poate însemna notițe pe o tabletă precum Remarkable, la alții este suficientă o agendă, la alții ar putea funcționa index cards, aplicațiile Notion, Obsidian, Google Keep / Drive, Apple Notes etc etc. Este mai puțin important formatul, cât timp funcționează pentru tine. Iar aplicațiile le poți schimba oricând, te poți muta de pe una pe alta.

(Dacă vrei să schimbi aplicația de luat notițe, dar procrastinezi fiindcă ai multe adunate și vrei să le organizezi când le muți, s-ar putea să fie mai ușor să le muți direct într-o arhivă – așa știi că le ai când vrei să cauți după ele, dar nici nu pierzi timpul cu o reorganizare. Just start from scratch.)

Vezi și aceste extra resurse / articole:
– Info-flow – schemă + video – cum consum conținut & cum iau notițe
– Relația cu informația digitală – câteva reguli de consum
– Tiago Forte – cartea Building a Second Brain
– How James Clear is writing his next book
– Ryan Holiday – sistemul cu index cards