Cum să lucrezi de acasă fără s-o iei razna (și să fii productiv)

LATER UPDATE [14.03.2020]: Am publicat un articol nou unde am explicat dieta media de care încerc să mă țin zilele astea, cât sunt blocată în casă. Am trecut acolo și câteva resurse care te pot ajuta să ții anxietatea și grijile sub control. Și scuze pentru eventualele greșeli (încerc să public zilnic câte un articol și sunt șanse mari să-mi mai scape – te rog dă-mi un semn dacă observi ceva flagrant, ca să corectez). Stay safe, stay sane, eat your veggies.

***

Există nenumărate avantaje atunci când lucrezi de acasă.

Salvezi Tai din tot acel timp pe care-l iroseai pe drumul spre și înapoi de la birou, stresat că ești blocat în trafic sau înghesuit ca o sardină în mijloace de transport în comun.

Nu mai arunci banii pe un prânz care este (de cele mai multe ori) și scump, și prost, fiindcă îți poți găti singur.

Poți petrece mai mult timp cu jumătatea mai bună, cu copilul sau cu pisicile, după caz.

Dacă te simți obosit, poți să te trezești mai târziu sau chiar – LUX! să tragi un pui de somn la prânz.

Și, mai mult de atât, nu te mai întrerupe nimeni fix când ți-ai intrat în flow și erai pe val cu treaba, deși ți-ai pus căștile alea pe urechi special ca să fii lăsat în pace.

Doar că dacă ajungi să lucrezi de acasă și nu ai disciplină, dacă nu-ți impui o rutină, riști să scapi de niște inconveniențe tipice birourilor și să dai de alte probleme.

Pentru că este clar că în următoarele zile sunt șanse mari să ajungi să lucrezi de acasă, în carantină auto-impusă sau nu, uite câteva lucruri pe care ți le recomand ca să lucrezi eficient și, în același timp, să nu o iei razna:

1. DISCIPLINĂ

Partea cea mai mișto atunci când lucrezi remote este că poți să-ți faci singur programul. Dacă vrei să te crezi pe fusul orar al Americii, să lucrezi toată noaptea și după aia să dormi până la prânz, poți face asta. Dacă nu vrei să-ți iei pauză de prânz odată cu toți colegii, fiindcă azi ai chef să ții intermittent fasting, nu te împiedică nimeni.

Ai foarte multă libertate. Tu decizi când și cum să lucrezi.

Da’ știi care e problema cu libertatea? Vine la pachet cu asumarea unor responsabilități. Toată lumea crede că își dorește libertate însă, atunci când o are, nu prea știe ce să facă cu ea.

Ca să lucrezi cu succes de acasă și să nu o iei razna, ai nevoie în egală măsură de:
a) structură,
b) deadline-uri,
c) pauze.

Le iau pe rând:

a) De ce structură: Fiindcă altfel nu vei lucra eficient. Atunci când nu ești într-un birou devine mult mai evident cine face cu adevărat treabă, cine livrează rezultate și cine nu. Există acest switch de la a monitoriza efortul (câte ore stai în birou) la a te concentra pe rezultate (ce ai livrat concret). Nu se mai poate preface sau plânge nimeni că e extrem de ocupat.

Clarifică-ți responsabilitățile și așteptările pe care le ai de la tine. Decide când și la ce muncești, când iei pauze, când mănânci și, la fel de important, când spui stop la ziua de muncă. Construiește-ți un program, o rutină de lucru, exact ca atunci când lucrai de la un birou.

Dacă-ți propui să lucrezi de la 9 la 13 și pe urmă să faci o oră pauză, ține-te de program. Nu te apuca să faci curat în casă sau să speli rufele și să lucrezi printre picături, că nu vei putea funcționa pe termen lung. În plus, vei semnaliza creierului că acele deadline-uri nu sunt obligatorii și, încet-încet, îți vei pierde încrederea în tine.

b) De ce deadline-uri: Ai auzit de Parkinson’s Law? Este teoria care spune că munca se dilată (sau contractă) pentru a umple timpul alocat pentru finalizarea unui task:

“Parkinson’s Law dictates that a task will swell in (perceived) importance and complexity in relation to the time allotted for its completion. If I give you 24 hours to complete a project, the time pressure forces you to focus on execution, and you have no choice but to do only the bare essentials.”

Cu cât alocăm mai mult timp unui task, cu atât mai mult ne va lua ca să-l facem. Dacă avem la dispoziție doar 2 ore pentru a face un lucru, o să facem incredibil de mult progres în alea 2 ore. Dacă ne alocăm o zi, o să avem grijă ca taskul ăla să se dilate în complexitate până ne umplem toată ziua cu el.

De asta avem nevoie de deadline-uri – și funcționăm bine cu ele, altfel ajungem să ne gândim non-stop la lucrurile pe care le avem de făcut.

c) De ce pauze: De acasă poți lucra mult mai eficient decât atunci când lucrai de la birou, fiindcă nu te mai întrerupe nimeni când ți-e lumea mai dragă și scapi de tot zgomotul de birou, dar nu te aștepta să lucrezi la capacitate maximă timp de 8 ore la rând fiindcă nu este realist.

Probabil că avem maxim 4 ore pe zi în care ne putem concentra cu adevărat pe ceva (deep work), după care observăm cum acționează the law of diminishing returns și puterea noastră scade.

Este important să știi care sunt acele ore când ai energia și creativitatea la maxim, ca să le poți exploata (diferă la fiecare), iar restul orelor să ți le ocupi cu taskuri pe care le poți face mai pe pilot automat și nu ai nevoie de putere de concentrare la fel de mare.

În același timp, nu uita să-ți iei pauze scurte, pentru a îți reîncărca bateriile – 10 minute la o oră, ca atunci când eram în școală, sunt suficiente, cu condiția să fie pauze adevărate, în care îți lași mintea să umble aiurea. Deci fără scrolling pe social media sau pe site-urile de știri, da?

2. SOCIALIZARE

Suntem animale sociale, nu ne prinde bine să stăm izolați prea mult timp, indiferent de cât de introvertiți am fi.

Continuă să socializezi cu colegii de muncă, cu prietenii și cu familia, și încearcă să nu-ți iei acea doză de comunicare din surse de calitate proastă (nu, like-urile pe Facebook nu se pun ca interacțiune de calitate, nici shareuitul de linkuri cu știri panicante pe grupuri de WhatsApp). Pune mâna pe telefon și sună-i!

Stabilește întâlniri recurente pe Skype/Zoom cu colegii de muncă și, când le aveți, încercați să vă concentrați pe lucrurile care pot fi făcute mai greu în scris sau riscați să fie interpretate greșit (ex: bonding, brainstorming, primit / dat feedback).

GitHub GitLab, de ex, are în fiecare zi 30 de minute blocate pentru daily calls cu toată lumea. În primele 5 minute trec prin agenda zilei, la final vorbesc despre ce au făcut în timpul liber – chiar dacă doar s-au uitat la TV; vorbesc despre asta. Au toate procedurile de lucru și comunicare detaliate în handbook (este public).

Dacă mai locuiești cu cineva în casă, jucați-vă niște board games, jocuri de cărți sau pe Playstation – orice vă poate deconecta un pic, să nu stați toată ziua lipiți de laptopuri sau de posturile TV de știri.

3. OBICEIURI SĂNĂTOASE

Încearcă să te ții de o rutină și de obiceiurile sănătoase pe care le aveai în mod normal. Iar prin obiceiuri sănătoase mă refer atât la cele bune pentru starea ta mentală, cât și cele pentru corp. Mens sana in corpore sano.

Știu, e tentant să-ți petreci aproape tot timpul dând refresh la site-urile de știri sau făcând mindless scrolling la feed-urile rețelelor de social media. Ne oferă iluzia că am putea prevedea viitorul, că am fi în control. Doar că nu suntem în control. Este doar un carusel emoțional, în care ne hrănim cu informații de calitate proastă (mare parte din ele sunt de umplutură sau zvonuri) și ne lasă mai înfometați ca înainte.

Rațional vorbind, nu există nimic ce se întâmplă într-un ciclu de știri de 12 ore, ba chiar de 24 de ore, care să aibă un impact real asupra vieții tale și să ai nevoie să știi aproape în timp real de acel lucru ca să acționezi. Iar dacă ar fi cazul, te asigur că ai afla altfel – probabil printr-un telefon.

Îți recomand să-ți impui niște limite de timp când să verifici toate aceste canale. X minute pe zi, la niște ore bine stabilite – ideal NU imediat după ce te-ai trezit și NU seara, înainte să te bagi în pat. Dacă le verifici dimineața te va derapa de la orice intenționai să lucrezi în ziua respectivă și-ți va umple mintea cu griji în privința unor lucruri care nu sunt sub controlul tău, iar dacă le verifici seara te vei alege cu insomnii.

Dacă ești băgat prin grupuri de chat unde nu se vorbește despre nimic altceva în afară de ultima știre legată de coronavirus, trece-le pe toate pe mute, oprește-le notificările și tratează-le la fel ca pe aplicațiile de știri: cu limite de timp pentru când și cât le verifici.

Ține-te și de obiceiurile bune pentru corpul tău.

Doar fiindcă ești blocat în casă nu înseamnă că ai undă verde să pui pauză la toate obiceiurile sănătoase pe care le aveai înainte și să începi să mănânci toate porcăriile. E mai important ca oricând să continui să faci mișcare, caloriile alea nu vor face combustie spontană doar fiindcă e caz de forță majoră.

Improvizează-ți un colț în care să faci sport, pune pe jos o saltea de yoga sau o pătură, și folosește un canal de YouTube sau o aplicație de telefon pentru a te inspira, să vezi ce exerciții poți face doar cu greutatea corpului.

Dacă nu știi de unde s-o apuci, uite câteva de la alergătorii pe care-i urmăresc eu:
– Lucy Bartholomew are niște exerciții făcute pe IG Stories și salvate în Highlights (cele denumite Core și Gym)
– Hillary Allen are și ea, tot pe IG Stories, salvate în Highlights (cele din Strength).
– Robert Hajnal are câteva filmulețe pe canalul lui de YouTube, playlistul Antrenamente (10 mins abs, 10 mins kettlebell) (are și mai multe disponibile pentru cei care-l susțin pe Patreon).

Later update: încearcă să nu lucrezi în același loc din care dormi sau mănânci. Nu amesteca borcanele, fiindcă riști s-o dai în insomnii (semnalizezi creierului că patul e și pentru altceva în afară de singurele 2 activități pentru care ar trebui să fie).

4. SILVER LINING

Dacă ești obligat să rămâi acasă, încearcă să profiți de timp și să ți-l ocupi într-un mod pe care să nu-l regreți ulterior.

Știu, este greu să cauți partea bună a lucrurilor atunci când îți este atrasă atenția doar către lucrurile rele, când sunt șanse mari să ajungi să stai închis între 4 pereți timp de câteva săptămâni și în jurul tău este atâta suferință. Dar dacă nu te forțezi să faci asta, riști s-o iei razna. Nu te ajută cu nimic să stai și să te îngrijorezi în privința lucrurilor care nu sunt sub controlul tău.

Câteva idei de lucruri pe care să le faci:

– Poate testezi niște rețete noi sau urmezi un curs online pentru a-ți perfecționa skillurile de gătit (ți-l recomand pe cel făcut de Viorel Copolovici pe Udemy).

– Poate faci niște curățenie generală a la Marie Kondo. Poate te bagi în debara sau șifonier și aduni toate lucrurile de care nu mai ai nevoie.

– Poate citești cărțile alea la care tot nu ajungeai și ți-ai promis că nu mai cumperi altele până nu termini ce ai cumpărat anul trecut (#guilty). Dacă, totuși, ai nevoie de extra inspirație și ai Kindle, vezi listele mele cu cărți de aici: 1, 2, cele din arhiva newsletterului sau cele menționate în podcast.

– Poate te apuci să exersezi o limbă nouă pe Duolingo sau să-ți îmbunătățești skillurile de șah.

– Poate pornești blogul sau newsletterul ăla la care te tot gândești de ceva timp. Sau (pentru cei mai ambițioși) te apuci să scrii o carte.

Sigur aveai câteva lucruri pe lista aia de New Years Resolutions, pe care îți doreai să le faci și le-ai tot amânat.

Un alt obicei care m-a ajutat foarte mult: anul trecut am început să țin un jurnal al recunoștinței. Sună cheesy – și eu am fost sceptică la început (cred că sunt vreo 10 ani de când tot vedeam această recomandare pe diverse bloguri de afară), până când am testat și mi-am dat seama că funcționează. În special în perioadele grele sau pline de incertitudine, mă forțează să caut și jumătatea plină a paharului și să nu iau lucrurile ca și cum mi s-ar cuveni.

Eu fac așa: dimineața, înainte să-mi încep ziua de lucru, iau o foaie de hârtie și scriu câteva lucruri pentru care sunt recunoscătoare. De ce de scris? Fiindcă mă forțează să-mi încetinesc gândurile și parcă se imprimă mai bine decât atunci când scriu digital. Încerc să ajung la o listă de 10 lucruri fiindcă este un număr suficient de mare ca să mă forțez să încep să observ lucrurile bune, dar să nu ajung să pun chiar tot ce se întâmplă pe foaie. Încerc să le fac pe cât de specific se poate, deși în perioada următoare presimt că o să ajungem să ne bucurăm și de cele mai generale.

***

Mai țin să menționez ceva. Mereu am avut joburi care mi-au permis să lucrez remote, măcar parțial, să oscilez între lucrat de la un birou și lucrat de acasă (Sau dintr-o cafenea). Sunt destul de ‘lone wolf’, îmi place libertatea de a-mi optimiza singură timpul și mi se pare o idioțenie să fii forțat să stai lipit de un birou de la 9 la 18, cu o oră pauză, doar fiindcă așa s-au făcut lucrurile dintotdeauna. Sunt în stare să mă organizez singură fără probleme – sau poate că este un skill pe care am fost forțată să-l dezvolt în acești 13+ ani. În plus, am nevoie de mult timp petrecut singură, fără să fiu întreruptă, iar interacțiunile cu oamenii mă obosesc foarte tare. Atunci când lucrez dintr-un birou simt că-mi consum de 2 ori mai multă energie și neuroni pentru a duce la îndeplinire același task ca atunci când lucrez de acasă, și simt că-l fac mai prost și mai încet.

Pe de altă parte, nu cred că poți construi o echipă eficientă doar de la distanță, fiindcă sunt unele lucruri pe care nu le poți înlocui, indiferent de cât de bine te-ai organiza. Ai nevoie de acea conexiune în viața reală, să construiți o relație, să învățați lucruri unii despre alții, despre cum funcționați. Am ajuns la concluzia că e nevoie să vă luați din când în când energia pe care v-o poate da doar banalitatea lucratului împreună fizic, din același spațiu, zi de zi.

***

EXTRA RESURSE DESPRE REMOTE WORK:

• Cea mai bună carte pe tema asta este Remote, de Jason Fried și David Heinemeier Hansson, co-fondatorii software-ului Basecamp (de altfel, recomand toate cărțile lor pe tema culturii muncii).
• Tot de la Basecamp: Handbook și Guide to Internal Communication, unde sunt și mai multe detalii legate de cum lucrează
• Din handbook-ul unei alte companii mari care are echipa fully remote: GitLab’s Guide to All-Remote
• De la Buffer (o altă companie mare care e remote): The 2020 State of Remote Work
• Și Automattic (WordPress) e o companie fully remote: The creator of WordPress shares his secret to running the ultimate remote workplace
• Un ghid pentru a lucra remote: The Guide to Remote Work That Isn’t Trying to Sell You Anything
• Cei de la Know Your Team (parte din Basecamp) oferă acum la download gratuit ghidul lor pentru managementul echipelor remote: „Guide to Managing Remote Teams„