15 lecții de productivitate învățate de la alții

Shia LaBeouf - Just do it

Una din cărțile lui Ryan Holiday, “The Obstacle is the Way“, pornește de la filosofia stoică.

Ideea de bază este că orice obstacol ne iese în cale trebuie privit ca pe o oportunitate, un mijloc prin care să învățăm și să evoluăm. Să nu ne risipim energia pe lucruri care sunt în afara controlului nostru și să apreciem ceea ce avem.

Mi-a stârnit curiozitatea, așa că am intrat într-o fază în care am citit tot ce am putut găsi despre / scris de stoici. Încă citesc, îmi place că sunt foarte practici, au principii aplicabile în viața de zi cu zi, spre deosebire de alte filosofii abstracte studiate la școală.

Săptămâna trecută mi s-a oferit oportunitatea să și exersez principiile respective, odată cu valul de hatereală stârnit de articolul precedent.

Am trecut de nenumărate ori prin aceeași situație în anii trecuți și, în mod normal, mă întristam. Mă consumam cu întrebări inutile, de genul “Cum își permit să mă judece după un singur articol, habar n-au ce am făcut eu, habar n-am cine sunt ei, de ce comentează anonim și nu-și asumă ceea ce spun” etc.

De data asta însă am reușit să-mi văd mai departe de muncă, să ignor toate acele reacții negative, pe care oricum nu le pot controla, și să mă bucur de cele pozitive (venite din partea unor oameni minunați, pe care-i admir și, în unele cazuri, nici nu știam că mă citesc sau că ar avea habar de existența mea – mulțumesc, am apreciat tare mult vorbele frumoase).

Sunt și norocoasă, fiindcă am luxul ca în viața de zi cu zi să fac ceva ce-mi place, ceva ce a pornit ca pasiune și s-a transformat, încet-încet, în munca mea. Presupun că nu mulți înțeleg asta.

Da, face parte din munca mea să învăț despre cum sunt construite și comunicate produsele – iar prin produse mă refer la orice sau oricine vinde ceva, de la artiști și actori la cărți, politicieni, dansatori, bloggeri, magazine online, companii etc. Mă fascinează felul în care media (inclusiv blogurile) manipulează pentru a crește sau distruge pe cineva și, în egală măsură, urmăresc felul în care este manipulată media. Puteți să mă comparați cu un dentist care analizează plombele puse de colegii de breaslă, dacă vreți.

Ei bine, ca să termin odată cu introducerea, ideea acestui articol mi-a venit de la toți cei care și-au rupt zilele trecute din timpul prețios pentru a-mi demonstra că am prea mult timp liber.

Am zis să pun la un loc toate sfaturile de productivitate pe care le-am aflat de la oameni mai deștepți decât mine. Nu e nimic SF, sunt doar niște lecții învățate și testate, care-mi permit să exploatez la maxim cele 24 de ore dintr-o zi. Am “împânzit” textul cu linkuri spre alte cărți / articole care m-au ajutat, în cazul în care vreți să citiți mai multe.



1. De la Cal Newport am învățat să-mi “programez” în fiecare zi o serie de ore de muncă în care să nu fiu întreruptă, să mă concentrez pe un singur lucru, pentru a putea face treabă de calitate.

Așa am început să mă trezesc zilnic pe la 6-7 și să mă pun direct pe scris, să profit de câteva ore de liniște. Alteori lucrez în mijlocul nopții, din același motiv: e liniște.

Până nu termin cu ceea ce mi-am propus, încerc să ignor pe cât posibil zgomotul digital. Închid orice tab care mi-ar distrage atenția, de genul email sau Slack, nu-mi verific feed-ul, știrile, rețelele sociale.

Pe telefon am tăiate notificările “by default”, mă poate anunța doar că sunt sunată, că primesc un SMS sau mesaj pe WhatsApp. Este de ajuns, fiindcă dacă într-adevăr se întâmplă ceva urgent, aflu printr-un SMS sau telefon, nu de pe Facebook chat.

Clar mai am de lucru la partea asta de deconectare, nu-mi iese întotdeauna, deși sunt conștientă că este doar timp irosit. Nu joc la bursă, nu lucrez într-o redacție de știri, așa că în 99% din timp nu se întâmplă nimic care să merite să mă întrerupă din muncă – muncă mult mai importantă pe termen lung decât curiozitatea de a mai da un refresh la Facebook.

P.S. la Cal Newport pe blog găsiți și un articol despre legătura dintre muncă, timp petrecut muncind și concentrare.



2. De la Tim Ferriss am învățat să nu țin sisteme sau aplicații complicate de management pentru listele de to-do.

Trello, Asana, BaseCamp și altele de care am și uitat între timp – am cam trecut prin toate, în funcție de echipele cu care am lucrat, și le-am abandonat la fel de rapid.

Acum îmi notez doar în Google Calendar orice fel de evenimente, întâlniri, vacanțe sau zile de naștere pe care vreau să le țin minte.

În rest, folosesc post-it-uri. Scriu dimineața ce trebuie să fac în ziua respectivă, bifez din ele pe măsură ce le rezolv iar la finalul zilei rup post-it-ul.

Mă rezum la o listă de 3 – maxim 5 lucruri pe care trebuie să le fac într-o zi, strict cele mai importante, fără “busy-work“.



3. Mark Twain spunea să-ți începi ziua mâncând o broască, fiindcă după aia orice faci va fi mai ușor. Există și o carte pe tema procrastinării, “Eat That Frog“.

Mereu încep ziua cu taskurile care mă sperie cel mai tare, cele mai grele.



4. Îmi iau porția de 7-8 ore de somn pe noapte, să-mi încarc bateriile. Altfel nu mai pot lucra la capacitatea maximă, nu mă pot concentra, orice fac durează mai mult timp decât dacă aș fi odihnită.

Sunt foarte multe persoane care se plâng că sunt atât de ocupate încât nu mai au timp să doarmă. Istoria mi-a demonstrat că fie sunt tineri / lucrează într-un domeniu complet nou și încă nu au învățat să muncească eficient (trecem cu toții prin astfel de perioade), fie nu mai sunt chiar începători dar lucrează de mântuială și atunci este normal să nu consume prea multă energie.

Cunosc și oameni care nu dorm mai mult de 4 ore/noapte și funcționează normal, însă sunt excepții – așa sunt construiți ei de la mama natură.

Nu înțeleg sfaturile de genul “oamenii de succes se trezesc la 5 dimineața“. Cred că este ceva ce depinde strict de bioritmul fiecăruia și n-ar trebui să judecăm oamenii după ora de trezire. Unii sunt păsări de noapte, alții nu, aia e. Important este să-ți cunoști corpul, să dormi orele pe care ți le cere și să observi când ești cel mai productiv, nu să te chinui să lucrezi la niște ore la care pur și simplu nu funcționezi (evident, în măsura în care îți permiți, fiindcă programul flexibil de lucru este un lux pe care nu mulți îl au).

Am avut la rândul meu foarte mulți ani când am funcționat pe program inversat față de cel al “oamenilor normali”. Prefer noaptea fiindcă este liniște, nu are ce să-mi distragă atenția, pe când în timpul zilei trebuie să fac un efort mult mai mare pentru a lucra fără să fiu întreruptă.



5. Învățată tot de la Ryan Holiday: atunci când vreau să mă concentrez pe ceea ce fac, pun o piesă pe repeat și o las să curgă.

Ceea ce fac ține în mare parte de gândire / creativitate, nu am taskuri mecanice, automate, așa că am nevoie să fiu concentrată la maxim. Nu pot lucra când e zgomot în jurul meu. Mă rog, pot lucra, dar lucrez prost. Nu pot lucra nici dacă pun playlisturi sau albume întregi, fiindcă ajung să fiu atentă la versuri.

Compromisul la care am ajuns și am descoperit că funcționează: aleg o piesă pe care deja o știu perfect și o las pe repeat. Mă ajută să intru mai ușor în flowul de lucru, să pierd noțiunea timpului.



6. Articolele pe care le citesc online mi le iau din feed reader și newsletters. Asta fiindcă îmi place să mai am un oarecare control, nu doar să consum ceea ce-mi este servit de către algoritmul rețelelor de socializare.

Cu feed reader-ul mă pot abona la orice sursă mă interesează sau am nevoie pentru muncă, de la bloguri și reviste la alerte Google de monitorizare. Imediat ce apare ceva nou, îmi intră în feed și mi le afișează în ordine invers cronologică. Apariția lor nu este condiționată de vreun algoritm “inteligent” sau de bugetele investite de departamentul de marketing.

La fel și la newsletters: sunt abonată la câțiva autori care comunică foarte mișto, la Medium Weekly Digest (îmi servește un newsletter săptămânal cu ce s-a publicat în rețeaua mea – autori și publicații la care m-am abonat) și la Pocket Hits (și de acolo îmi intră săptămânal o selecție de articole de calitate, până acum n-au dat-o în bară).

Orice pare a fi de interes dintre toate astea ajunge în Pocket și citesc când am timp.



7. Evit să vorbesc la telefon. Dacă am ceva de discutat legat de muncă, prefer email-ul, pentru a rămâne în scris, să nu poată să spună nimeni după aia că a interpretat greșit. Dacă e ceva personal, prefer discuțiile față-n față în locul taclalelor la telefon.

Dar dacă n-am de ales, încerc să mai fac ceva în timpul ăla, să împușc doi iepuri deodată. Fie sun când o iau la pas prin oraș, între casă – metrou – birou – întâlniri, fie când sunt la cumpărături sau am de făcut diverse lucruri prin casă (gătit, rufe, făcut curat etc).



8. Am început să folosesc și să apreciez un sistem învățat în școală: iau notițe din cărțile pe care le citesc.

Nu știu la voi cum e, dar eu una am început să simt cum mă lasă memoria. Și mă frustrează, fiindcă eram aia care-și amintea fără probleme numere de telefon, de înmatriculare ale mașinilor de pe stradă, CNP-uri auzite o singură dată, altitudini de munți, detalii despre zilele în care am cunoscut diverși oameni ș.a.m.d.. Cum spuneau profesorii mei: prindeam după ureche.

Acum e atât de mult zgomot, sunt atât de bombardată cu informații încât, la un moment dat, simt cum se blochează creierul și pur și simplu nu mai încape nimic.

Într-o stare de semi-panică și disperare, în urma unei zile în care nu-mi mai aminteam cum se spune la “suplimentul ăla folosit pentru a îmbunătăți memoria”, am decis că e timpul să-mi cumpăr un flacon de lecitină și să dau o șansă acestui sistem de notițe.

M-au convins articolele scrise de Ryan Holiday și Derek Sivers pe tema asta.

Notițele îmi redau un oarecare control asupra memoriei. Pe măsură ce citesc o carte, marchez orice pasaj interesant peste care dau, orice informație care cred că m-ar putea ajuta pe viitor. Îndoi colțurile, lipsesc post-it-uri, uneori mai scriu și pe post-it-urile respective (dacă-mi vin idei sau fac conexiuni cu ce am citit în alte cărți). Las să treacă ceva timp după ce am terminat de citit cartea respectivă, cam o lună, ca să se “fixeze” informațiile. Reiau paginile marcate și salvez toate ideile care încă mi se par folositoare.

Unii folosesc pentru asta un sistem fizic de fișe, alții și le scriu în agende, alții le salvează în Evernote. Eu le țin în cloud (Google Drive) și mă bate gândul să trec la un sistem fizic în curând. Însă astea deja sunt detalii, care mi se par mai puțin importante.

Cărțile alea ocupă mare parte din timpul meu. Pot spune că-mi sunt mentori, mă inspiră, le folosesc pentru munca mea, pentru viața de zi cu zi, mă ajută să găsesc răspunsuri la orice întrebare pe care o am – că sigur au mai fost și alții înaintea mea, în toată istoria asta, care s-au confruntat cu aceleași chestii, n-oi fi eu mai cu moț. Și atunci de ce să nu încerc să exploatez la maxim lecțiile învățate din ele?



9. Am dezinstalat aplicația de Facebook de pe telefonul mobil într-un experiment de la începutul anului și nu regret. Am reinstalat-o de vreo 2 ori de atunci, doar ca să-mi amintesc rapid motivele pentru care renunțasem și s-o rescot.

Este o mare gaură neagră a timpului, te face să dai încontinuu refresh precum un om spălat pe creier, deși ești perfect conștient că nu se întâmplă nimic.

Am niște liste făcute, cu oameni de la care chiar nu vreau să ratez ceva, grupați pe domeniile de activitate, și mai am activată opțiunea de “Get notifications” (nu prea funcționează, dă constant rateuri, dar tot e mai bine decât algoritmul “la grămadă” servit în news feed).

Iar faptul că pot să intru pe Facebook doar din browserul telefonului mobil mă forțează să-l închid cât mai rapid – în cazul în care am ceva de postat/verificat urgent.

Evit și Messengerul cu orice preț (sau oricare alt serviciu de chat) – chestiunile importante le discut pe mail sau față-n față, chatul e strict de entertainment.



10. Regula celor două minute, învățată de la David Allen, din “Getting Things Done“: dacă-mi amintesc că trebuie să fac ceva și îmi ia mai puțin de 2 minute, nu mai amân, nu mai trec pe nicio listă de to-do, ci rezolv direct.



11. Încerc să fac măcar o oră de sport în fiecare zi (alergare, în general).

Este unul dintre cele mai importante lucruri pe care le fac pentru sănătatea creierului meu. Mă ajută să-mi eliberez mintea de tot zgomotul adunat peste zi, “to burn it all out”.

La un moment dat reușesc să intru într-o stare în care încep să-mi vină soluții la problemele care mă macină. Aduce a flow-ul descris de Mihaly Csikszentmihalyi:

“The idea of flow is identical to the feeling of being in the zone or in the groove. The flow state is an optimal state of intrinsic motivation, where the person is fully immersed in what he is doing. This is a feeling everyone has at times, characterized by a feeling of great absorption, engagement, fulfillment, and skill—and during which temporal concerns (time, food, ego-self, etc.) are typically ignored.”

Ajută și la capitolul disciplină – când te obișnuiești să faci sport zi de zi, indiferent de cât ești de obosit / nedormit / vremea de afară sau cine știe ce alte scuze, alte lucruri curg mult mai ușor.



11. Pe asta am “furat-o” de la Mark Zuckerberg și Steve Jobs: mă îmbrac mereu aproape la fel.

Am haine pe care le pot combina super ușor între ele și niciodată nu-mi ia mai mult de 1 minut să le aleg. (blugi + tricou alb / negru / gri + încălțăminte sport albă / neagră / roșie + rucsac sau geantă pe negru / roșu)

Prefer să-mi păstrez energia pentru decizii mult mai importante în viață decât “cu ce mă îmbrac azi”.



12. În strânsă legătură cu punctul anterior: îmi limitez și alegerile culinare. Obișnuiesc să mănânc mereu cam aceleași lucruri, nu prea contează dacă e vorba de mic dejun sau cină, le repet fără probleme.

Este același principiu și aici: decât să-mi irosesc energia întrebându-mă ce mai mănânc azi, prefer să țin în frigider aceleași lucruri, pe care le pot prepara și combina rapid între ele.

Încerc să nu mănânc în exces și să evit alimentele ultra-procesate, care știu că-mi fac rău, fiindcă după aia corpul meu își folosește toată energia pentru a le digera și nu mai sunt în stare să fac altceva.



13. Evit pe cât posibil întâlnirile și evenimentele. Era o perioadă când credeam că sunt importante și nu refuzam nicio invitație, în timp mi-am dat seama că nu sunt esențiale.

Cele mai multe întâlniri erau la inițiativa unor oameni care voiau să-i ajut cu consultanță pe gratis și ajungeam să dau din timpul meu și ideile mele fără să primesc ceva la schimb.

La fel de rău fug și de întâlnirile lipsite de o agendă clară – cu cine ne întâlnim, care e scopul, este esențial să fiu acolo, când se termină întâlnirea?



14. Cu mail-ul e simplu: încerc să-l verific doar de două ori pe zi și să păstrez inboxul gol. Noaptea / în weekenduri / vacanțe nu-l verific deloc.

E organizat în foldere și sub-foldere, am pus filtre ca să intre automat mail-urile în folderul care trebuie. M-am dezabonat de la orice n-am nevoie (notificările de la rețelele de social media, de ex).

Dacă sunt trecută la “To”, atunci răspund imediat ce văd mail-ul. Dacă este vorba de un email trimis la grămadă și care nu mă interesează, îl șterg direct.



15. Ca să închei cu aceeași idee cu care am început: evit să interacționez cu persoanele pline de energie negativă. Sunt cele care încearcă mereu să demonstreze cât de superioare sunt ele, cât de proști sunt alții, bârfesc, se plâng constant, nu le convine nimic etc. Îmi consumă și mie din energie și nu văd ce ar putea ieși constructiv.

Atitudinea asta ascunde alte frustrări și probleme. Prefer să fiu înconjurată doar de oameni cu energie pozitivă, care au aceleași valori ca și mine.

***

“Don’t fake it until you make it. Make it.”


22 Comments

  1. Sa spui ca ai citit tot ce ai gasit despre stoici, si sa nu zici nimic de Epictet sau Marcus Aurelius e ca si cum ai spune ca ai studiat toata cinematografia, dar nu stii de M, North by Northwest sau Clockwork Orange!

  2. Fain articol. Lung și detaliat.
    În cazul meu funcționează cel mai bine Google Calendar + Evernote, exerciții de 3 ori pe săptămână (dimineața de la 7), ieșire în oraș cel puțin odată pe săptămână, trezire zilnică la 6 sau 7.

  3. Trello care mi se pare foarte simplu pentru task management (+team si to-do list), il folosesc cu clientii din afara fara probleme, nu ocupa timp si e simplu de folosit.

    Cu email-ul am ales o tactica opusa a ceea ce recomanzi si (cel putin pentru moment) imi e bine. Avand in vedere ca lucrez de acasa si in 90% din timp am cate un browser deschis, mi-am instalat un extension pentru Chrome care ma anunta (la perioade de timp gen 30-60 minute) daca am emailuri noi. Le vad cu coada ochiului si sterg sau marchez ca SPAM fara sa ma opresc din ceea ce fac. Daca e ceva ce pare important, las pe mai tarziu cand pot raspunde cu atentie.

    Incep ziua cu taskurile ce tin de proiectele personale (asta e ceva ce tine mai mult de freelancing). Am observat ca ma obisnuisem sa lucrez mai mult pentru clienti decat pentru proiectele personale. Chiar daca asta imi aducea mai multi bani, imi lua din partea creativa si-mi adauga stres la categoria “regrete”. Asa ca-mi incep ziua cu ce vreau sa fac pentru proiectele mele, dis de dimineata. Apoi, munca pentru clienti.

    Faza asta cu delete useless emails si mark as spam ma ajuta pe termen lung vis-a-vis de fluxul de emailuri primite.

    In rest, de acord 100% cu restul articolului

    • Mi se pare super sănătoasă abordarea asta – prioritizat long term goals (împlinirea prin proiectele personale) vs short term ($$$):

      “Incep ziua cu taskurile ce tin de proiectele personale (asta e ceva ce tine mai mult de freelancing). Am observat ca ma obisnuisem sa lucrez mai mult pentru clienti decat pentru proiectele personale. Chiar daca asta imi aducea mai multi bani, imi lua din partea creativa si-mi adauga stres la categoria “regrete”. Asa ca-mi incep ziua cu ce vreau sa fac pentru proiectele mele, dis de dimineata. Apoi, munca pentru clienti.”

      Am testat Inbox Pause la un moment dat, seamănă cu ce ai descris tu, tot o extensie de Gmail pentru Chrome. Nu mai știu de ce am renunțat, că ne înțelegeam bine. Oricum sunt destul de relaxată cu email-urile, nu-mi intră atât de multe.

      • Citește Musai list, care este o carte sumar la alte cărți de time management.
        Overall mi se pare că toate se învârt în jurul ideii de to do list, calendar, prioritizare și obiective. What is more to life than that? laughing

  4. O carte foarte bună în care este prezentat stoicismul este aceasta https://www.goodreads.com/book/show/5617966-a-guide-to-the-good-life. Nu am văzut-o menționată, o recomand în caz că nu ai citit-o.

  5. subscriu la 15 happy desi a fost urmata de un val de hate decizia, e mult mai bine happy

  6. Salut. Am citit cu plăcere. Si ma lovesc de probleme asemănătoare. Îmi voi nota o parte din ce am citit aici. Succes in toate

  7. pt nr 5. – exista si piese fara versuri. de fapt exista concerte intregi fara versuri happy
    la mine functioneaza foarte bine treaba asta cand am nevoie sa ma concentrez cateva ore pe un task.

  8. Merci mult pentru sharing. Citesc pe subiect de mult timp, problema e cu implementarea si constanta. Ma motiveaza mai degraba experientele personale, asa ca multumesc inca o data.

  9. a mai observat careva ca sunt de fapt 16 lectii? big grin

    Cred ca ar trebui sa incerc si eu faza cu stersul aplicatiei de Facebook. Insa simt ca inca sunt blonav de FoMO

  10. La 3 ti-as recomanda sa mergi pe agenda. însă to-do listul clasic are niște dezavantaje, pe el treci doar ideile sau lucrurile zilei și uiți de cele programate și neparcurse în trecut.

    Aici ai putea sa faci un to-do lista pe cadrane de importanta, sa prioritizezi chestiile must make today , După ce le bifezi ca și făcute, sa introduci ușor pe lista task-uri din trecut. Un astfel de refresh ajuta.

    Filtrul pe email ar fi ok sa îl ai pe categorii de interes nu pe oameni, te ajuta sa fii mai organizata.

    Și desktop-ul are un rol important, o arhiva alandala nu doar ca este ineficienta dar și provoacă o senzație de aglomerare.

    am mai învățat si sa îmi rezerv “pauza de reflectie” . Acel moment rezervat doar mie, ma gândesc la ale mele, îmi combat problemele .

  11. Foarte misto articlolul. Si ma bucur sa vad ca majoritatea le bifez si eu happy

  12. Punctul 11 e de aur. Dacă ai fi fost programator, ai fi aplicat unele puncte puțin altfel. Ideea e să te concentrezi pe ce trebuie și să lași lucrurile personale la o parte. Eu personal nu pot lucra fără email, iar pentru taskuri folosesc un sistem simplu propriu, pe lângă sistemul de la muncă (în care se ține evidența task-urilor). Nici nu mai vorbesc de punctul 15 (legat de oamenii negativi) sau de rezolvarea față în față a unor situații. Uneori ajută mult să discuți direct cu un coleg decât să trimiți un email (din nou e puțin diferit la IT-iști).

Leave a Reply