Acest text a fost întâi trimis celor abonați la newsletterul meu, Cristina’s Friday Read. Dacă vrei să primești mai multe resurse de acest gen, te poți abona de aici.
Deoarece lucrez pe cont propriu încă din primul an de facultate, am fost forțată să învăț singură cum să mă organizez mai bine. Mi-am pus la punct un sistem pe care știu că mă pot baza, sistem care evoluează în permanență, prin care-mi planific lucruri cu multe luni în avans.
Cum? Păi foarte simplu: din 2007 îmi trec absolut totul într-un singur loc, mai exact în Google Calendar.
Îmi trec acolo absolut tot ce vreau să fac – ce-mi propun, dar și ce s-a întâmplat în realitate. Da, asta înseamnă inclusiv lucrurile personale sau detalii de genul cât fac pe drum până la o întâlnire. Pot să-ți spun exact ce am făcut în fiecare zi din oricare din acești ani.
Am câte un calendar dedicat pentru fiecare arie a vieții sau proiect mare, fiecare cu altă culoare. Am un calendar pentru content creation, unul pentru sesiunile de Change Strategy, unul pentru timpul dedicat cursurilor / învățat lucruri noi, un calendar personal sau cu admin stuff, unul pentru antrenamentele sport.
Îmi blochez în avans bucăți mari de timp pentru fiecare activitate, fiecare task. Dacă sunt taskuri de același tip (management, creative, admin, personal type etc), le pun pe toate la un loc – batching.
Dacă sunt lucruri care se întâmplă recurent, le blochez recurent pe perioade lungi de timp (există o funcție pentru a le repeta automat în calendar).
La finalul zilei revin asupra programului propus și verific dacă m-am și ținut de lucrurile pe care le-am trecut acolo, dacă s-au întâmplat așa cum mi-am planificat. Notez ce a intervenit, ce nu mi-a ieșit.
Astfel îmi dau seama dacă un task îmi ocupă mai mult sau mai puțin timp decât am estimat și mă ajută să am o estimare mai bună pe viitor. Dacă nu s-a întâmplat așa cum credeam eu, de ce? Cum pot evita pe viitor?
Exemplu concret: dacă eu am impresia că o prezentare pe care o am de făcut îmi va lua o oră, dar de fiecare dată când o fac durează minim 2 ore, asta îmi dă peste cap programul.
Este extrem de importantă partea asta de revizuire, am nevoie să știu dacă estimasem greșit și de ce. E un joc cu creierul meu, o serie de mini-pariuri: câte ore am planificat pentru un task și cât mi-a luat în realitate? Câștig atunci când am estimat cât mai aproape de realitate, dar mă simt câștigată și atunci când realizez că estimările mele au fost de pe altă planetă, mi se pare interesant că am fost atât de off și sunt curioasă oare de ce.
E ok să am așteptări eronate la început, primele dăți când fac un lucru – tocmai fiindcă nu l-am mai făcut până atunci și n-am cum să estimez corect. Pe de altă parte, dacă pățesc asta de mai multe ori, nu am nicio scuză, e doar stupid. Ca și cum m-aș aștepta să fac în 20 de minute un drum care în realitate îmi ia de fiecare dată 40 de minute, bazându-mă pe… ce? Wishful thinking?
Apropo, niciodată nu-mi umplu mai mult de 70% din timp (sau chiar 50%, depinde de perioade) și încerc să-mi las spațiu între taskuri. Dacă înghesui prea multe, atunci devine prea restrictiv și nu mă pot adapta în cazul în care apare ceva nou. Și întotdeauna intervin alte chestii – fie din exterior, fie din interior.
|
|
De ce folosesc culori diferite pentru fiecare calendar? Deoarece am un procent alocat fiecărui proiect în care sunt implicată, procent „tradus” într-un anumit număr de ore pe săptămână. (Proiect poate însemna și antrenament pentru un maraton montan, research pentru un curs pe care-l organizez sau altele).
Când dau zoom out, pot să-mi dau seama ușor dacă am petrecut prea mult timp pe un anumit proiect și e nevoie să încep să mă concentrez pe altele.
Oare mă simt copleșită fiindcă este într-adevăr un volum prea mare de lucru?
Sau este vorba de intensitatea taskurilor? Este muncă emoțională, este vorba de capacitatea de a-mi reveni de pe urma unor conversații dificile?
Poate s-au întâmplat lucruri care m-au consumat mai mult emoțional decât în număr de ore.
Poate au fost schimbări prea mari sau prea multe deodată.
Poate am obosit din cauză că am prea multe decizii de luat.
Poate mă simt paralizată din cauza unei supradoze de informații cu care sunt bombardată, am petrecut prea mult timp pe social media sau știri sau chat.
Apropo: o oră pe zi pe social media poate nu pare mult, dar asta înseamnă o zi lucrătoare pierdută din 8. Adică 45 zile lucrătoare / an sau 9 săptămâni de muncă pierdute pe an – asta dacă facem calculul raportat la cele 8 ore de muncă pe care le avem alocate zilnic. Nu mai pare un obicei atât de nevinovat, nu?
Vorba lui Drucker: What gets measured, gets managed.
Sunt conștientă că risc să mă păcălesc singură și să cred că „lucrez foarte mult la proiectul X”, „nu stau chiar atât de mult pe social media” etc și atunci am nevoie să adun date pe care să le analizez.
De asemenea, pot avea perioade lungi când nu fac lucruri, dar trec neobservate. Exemplu concret: am lucrat cu cineva pe formare de obiceiuri, mai exact pe scris. Când am stat să analizăm datele din urmă, a ieșit la iveală că scrisese doar în 2 zile din ultima lună, dar persoana respectivă avea impresia că scrie aproape zilnic.
Studiile arată clar: oamenii care se plâng că lucrează prea mult de fapt supraestimează orele muncite. În realitate, nici 6% nu lucrează cu adevărat peste 60 de ore pe săptămână.
Este important să știm unde ni se duc atenția și energia, să ne cunoaștem pe noi foarte bine (să știm când avem maxim de energie) și să ne știm clar prioritatea dintr-o anumită perioadă.
Dacă nu măsurăm lucrurile astea – în toate ariile importante ale vieții – atunci n-avem de unde să știm cum putem atinge echilibrul pe care spunem că-l căutăm.
Și nu avem nevoie de nimic sofisticat pentru a face asta. Putem folosi orice aplicație care vine preinstalată pe orice telefon. Sau putem obține același obiectiv și cu o agendă pe care scriem de mână, cu pixul.
Avem nevoie să măsurăm unde ni se duc timpul și energia, deoarece percepțiile noastre sunt denaturate.
Până nu conștientizez care e rădăcina, nu am cum să știu ce să schimb.
Încă ceva. Eu am vorbit acum despre analiza asta făcută la nivelul zilei, dar am și o analiză pe care o fac săptămânal, respectiv una lunară – și am un checklist prin care trec de fiecare dată.
Îmi blochez timp la finalul fiecărei săptămâni pentru a analiza ce am făcut în ultima săptămână și ce voi face în următoarele 2 săptămâni. Trec prin deciziile pe care le-am luat și întâlnirile avute și încerc să observ dacă au fost consistente cu intențiile și obiectivele mele.
Uite cum arată checklistul meu săptămânal:
|
|
La 3 luni – sau oricând simt că ceva e în neregulă – fac un audit mai amplu. Mă uit la cât timp am alocat fiecărui proiect și le rearanjez în funcție de obiectivele mele pe următoarele 3 luni, renunț la întâlnirile recurente care nu mai sunt utile. E o oportunitate pentru recalibrare.
Dacă aș face analiza asta mai des de atât, ar fi ca și cum aș seta o destinație pe Google Maps și la fiecare câteva secunde m-ar reruta pe alt traseu – aș lua-o razna!
Pe de altă parte, dacă aș face asta mai rar (doar la finalul anului sau de 2 ori pe an), nu aș avea timp suficient să mă reajustez.
Apropo, în programul de burnout pe care-l voi începe în curând am inclus un workshop întreg doar pe tema productivității, cu know-how sharing și multe exerciții de willpower, flow, energy vs time management, iar un alt workshop o să fie dedicat dependenței de tehnologie (social media, mail, chat etc). Dacă ești interesat(ă), să știi că mai sunt doar câteva zile și câteva locuri rămase pentru a te înscrie, so don’t sleep.
– Cristina
Acest text a fost întâi trimis celor abonați la newsletterul meu, Cristina’s Friday Read. Dacă vrei să primești mai multe resurse de acest gen, te poți abona de aici.
